Scala con donna Project Management metodo BMATE

Progetti critici: la risposta è il Project Management

Il tuo progetto ha i giorni contati?…ci sono un sacco di cose da fare, sviluppare, testare, costruire…e la data della fiera alla quale non puoi mancare non si può spostare…che fare?

La risposta che tipicamente diamo è gettare il cuore oltre l’ostacolo; partiamo a lavorare a testa bassa iniziando a produrre qualcosa, qualunque cosa, pur di vedere che ci stiamo muovendo. Coinvolgiamo tutte le risorse disponibili in azienda e non, amici e parenti se servono, e così iniziamo a vedere qualcosa che procede. Ma la domanda che non ci facciamo è se stiamo procedendo sulla strada giusta, se stiamo percorrendo la strada migliore, quella che ci consente di arrivare a destinazione per il percorso più breve o più sicuro. Spesso, infatti, proprio nelle situazioni di forte stress e pressione per il risultato, è molto più produttivo evitare di farsi prendere dal panico, o dall’entusiasmo che a volte è anche peggio, e riflettere su alcune semplici questioni:

  • il progetto/prodotto che voglio realizzare è quello giusto?
  • quali sono le caratteristiche essenziali e quali, invece, rimandabili?
  • quali sono i principali fattori tecnologici da prendere in considerazione

Tutto questo ci fa mettere a punto la nostra idea, ci permette di definire e rifinire il progetto.

Chiarite le idee nel dettaglio possiamo pensare alla sua realizzazione:

  • Quali e quante cose devo sviluppare e qual è il rischio per ciascuna di esse?
  • Chi possiede le competenze per realizzarle?
  • Qual è il modo più efficace per arrivare a tagliare il traguardo?
  • Quali cose possono andare storte e cosa fare nel caso questo avvenga?

Tipicamente, in sostanza, ci stiamo facendo le domande che ci farebbe e si farebbe un project manager. Peccato però che non lo abbiamo previsto nel nostro progetto perché andiamo di fretta; non abbiamo tempo per star lì a guardare dei Gantt; non abbiamo voglia di avere intorno uno che “non produce” risultati di progetto.

Insomma, c’è bisogno di gente che lavora e non di un altro manager!

Non sono forse queste le critiche principali che si riservano ad un project manager?

Il nostro punto di vista e la nostra esperienza ci portano, invece, a sostenere che proprio quando i tempi sono stretti e le cose da fare sono molte un project management efficace trova la sua massima utilità.

Queste attività sono quelle che consentiranno ad una buona idea di diventare un buon prodotto in tempi stretti:

  • selezione degli obiettivi
  • verifica che nel team ci siano tutte le competenze necessarie
  • individuazione dell’ordine più efficace con il quale sviluppare i singoli task
  • comprensione di cosa si può fare in parallelo e cosa dev’essere invece serializzato
  • preparazione di vie alternative nel caso si presentino dei problemi

Nei nostri progetti precedenti, dove le sfide hanno riguardato non solo i tempi stretti, ma anche incognite tecnologiche importanti che avrebbero potuto vanificare ogni sforzo, la risposta che abbiamo dato è stata metodo e pianificazione. Più le sfide erano grandi e più grande è stato le sforzo nel pianificare ogni dettaglio; più i tempi erano stretti e più tempo abbiamo dedicato alla costruzione del piano.

Un piano di lavoro fluido e ben studiato è la migliore opportunità che abbiamo per completare un progetto critico.

Infine, realizzato un buon piano di lavoro, è necessario seguirlo. Infatti, uno dei punti più critici nell’esecuzione di un progetto, è quello di perdere di vista la pianificazione fatta. Man mano che ci si avvicina alla scadenza pensare di poter derogare. Non è così. Il piano di lavoro approvato è lì per ricordarci che c’è un razionale in tutte le azioni che abbiamo messo in fila e ci deve richiamare in ogni momento in cui la sfera emozionale prende il sopravvento.